Разъездной характер работы. Налоговые и кадровые нюансы

В своей практике юридическая фирма TIM Advisers занимается оформлением разъездного характера работы. Зачастую обращения связаны с тем, что неправильное оформление приводит к спорам с работниками о порядке оплаты времени служебных поездок и о признании поездок служебными командировками. Рассмотрим несколько аспектов разъездного характера работы.

Статьей 57 ТК РФ предусмотрено, что обязательными для включения в трудовой договор являются, в том числе условия о трудовой функции, условия, определяющие в необходимых случаях характер работы, в том числе разъездной. В нашей практике мы принимали участие в нескольких судебных процессах, когда при отсутствии в трудовом договоре пункта о разъездном характере, работники пытались признать совершенные в рамках разъездного характера работы служебные поездки командировками и соответственно – получить оплату таких дней не в соответствии с установленным должностным окладом, а по среднему заработку, полагающемуся за дни нахождения в командировке. Для разрешения ситуаций оказались полезными правильно составленные должностные инструкции, в которых само содержание трудовой функции подразумевало разъездной характер.

Согласно статье 57 ТК РФ если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа обязательных, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения; трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. Именно со ссылкой на фактическое содержание трудовой функции и «случайное» отсутствие прямого указания на разъезды в трудовом договоре, нам удалось выиграть процессы. Но каждый спор индивидуален и не всегда суд может оказаться на стороне работодателя, поэтому наш первый совет – четко прописывать разъездной характер работы в условиях трудового договора.

Вышеописанные споры зачастую возникают именно в связи с тем, что согласно статье 167 ТК РФ оплата времени в командировках осуществляется исходя из среднего заработка, а при разъездном характере – по окладу, так как служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. При этом работодателю надлежит помнить, что статьи 168 и 168.1., устанавливающие порядок возмещения расходов на командировки и служебные поездки, содержат практически одинаковые гарантии работнику. Так работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Как предусмотрено второй частью статьи 168.1. ТК РФ, размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором. В этой связи мы рекомендуем обращать особое внимание на регулирование разъездного характера работы на локальном уровне: иметь не формальные стандартные пункт правил внутреннего трудового распорядка, дублирующие нормы ТК РФ, а специальный локальный нормативный акт, в котором можно прописать все необходимые нюансы и задачи конкретных разъездных подразделений.

Например, положение о разъездном характере работы может быть полезным, когда кроме служебных поездок в рамках соответствующего характера работы, работнику поручается поездка в отдаленные населенные пункты. Локальными нормами специального акта и отельными пунктами трудового договора можно определить для работника его обычную область служебных поездок, и указать, что поездки, совершаемые в другие регионы, оформляются и оплачиваются как служебные командировки. Напротив можно прописать порядок оформления разъездного характера по всей России.

Также такой локальный нормативный акт может быть полезен и в целях учета налогообложения. Так, например, в положении может быть прописан размер суточных при служебных поездках более одного дня в рамках разъездного характера работы. В целях налогообложения они имеют некоторую особенность в отличие от суточных, выплачиваемых при командировках. Согласно статье 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. Вместе с тем, указанных ограничений для суточных в рамках разъездного характера не установлено и выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (Письма Минфина России от 05.07.2013 N 03-04-06/25956, от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131).